黃金團隊 | 劉廣華

到學校工作之後,因為所學與任職系所專業頗符合若干相關部會的需求,因緣湊巧的在過去10年來接了好些政府的委辦案。

說來慚愧,這些案子大部分都不是學界常見的針對某些議題作深入研究的研究案;而是上山下海去辦理NGO活動、研討會,出訪青年團、歐美記者接待團、訓練班次等等提供勞務的產學案;正確一點說,就是官學案,出勞力幹苦活的啦!

說起來也是恰如其分,因為劉杯杯忝在學界,卻一直沒什麼研究能量;連自己辦公室同仁都曾經很委婉的說,劉杯杯長得油頭滑面的樣子不像學者,一舉手一投足就是個生意人,非常市儈;怕傷我自尊,還安慰說,也沒那麼嚴重啦,是個很成功的生意人。

好吧! 人家算是給面子,劉杯杯也非常承情,很自愛;既然大師國師人師經師都已經完全做不了了;那就認真幹點跑腿打雜端茶倒水的雜事,想來還是很稱職的!

最起初接案子時,最煩惱的是人力運用問題。

接案子要有個行政中樞;劉杯杯拋頭露面接單說大話給承諾可以,落實到校內行政簽核經費核銷程序就完全抓瞎,要有人幫忙;而辦公室同仁各有各的承辦業務,外接案子算是額外工作,找誰都不對。

通常要劉杯杯腆著臉巴結奉承討好示惠,用拜託的。

原來是賭很大,說要以身相許;後來感覺沒甚麼激勵效果,換成強調劉杯杯有頸椎腰椎骨刺扳機指高血壓高血脂高尿酸還BMI太高,不幫忙的話,好意思看我殉職嗎?

走悲情路線,果然有效;同仁一下子愧疚得說要兩肋插刀情義相挺,才願意下海。

學校行政同仁跳下來之後,基本解決委辦案的主要承辦人問題。

諸如開標投案提報議價簽約等等外部作業有人張羅;另外,委辦案進了學校之後,建案上簽會辦內部協調後續核銷等等內部程序也可以就定位了。

不過還有諸般的行政事務要一一處理。

舉例而言,像是國際青年大使交流計畫這種大型的案子,從前期的計劃書標案議價簽約,中間的計畫實施,一直到最後的驗收結尾,整個期程至少要11個月;如果從得標後起算;其中工作大項還可以區分為宣傳、報名、整理資料、初審複審決審、開訓授課等等;這其中的資料整理主視覺設計學生招募揀選講師敦聘食衣住行課務學務總務等等安排都需要大量人力。

過去幾年來,在案子預算許可狀況下,會招聘專案助理人力負責資料整理經費核銷全案規畫實施等等核心業務;同時也會找幾位精明能幹靈光的高年級學生充當核心幹部,舉凡初審複審決審食衣住行等等實際實施就由他們負責;如果有大型活動,再招募有熱誠學生來協助各分項細項之實施。

像這種承辦人、專案助理、核心幹部、熱誠工讀生的同心圓外擴方式初期當然有些磕磕碰碰,但也就這麼延續下來一直到如今。

團隊好組,好團隊難得;劉杯杯幸運,一直有黃金團隊的幫忙!

謝謝大家!

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